Несмотря на распространённое мнение, что это наиболее важно для бухгалтера, проведение инвентаризации является первоочередным интересом руководства и владельцев. По какой-то причине считается, что инвентаризацию нужно делать только тогда, когда в компании много запасов. Но зачем она действительно нужна и чем полезна? Качественно проведённая инвентаризация обеспечивает руководителям всех подразделений уверенность в том, что финансовая отчётность и информация в программе о активах и запасах являются правильными и справедливыми. Также с помощью инвентаризации можно снизить риск мошенничества. И, конечно, обычно при инвентаризации выявляется кража. Что нужно инвентаризировать?
- Запасы
- Основные средства (включая незавершённое строительство)
- Деньги (как на расчетных счетах, так и в кассе)
- Мелкое оборудование
- Требования
- Обязательства
Какие ошибки могут возникнуть в процессе инвентаризации, мешающие выявлению потерь?
- Выбор неправильной даты проведения инвентаризации
- Перемещение запасов между складами во время инвентаризации
- Ручной подсчёт против сканирования (запись неправильного количества или неправильный штрихкод)
- Предзаполненные формы для подсчёта
- Неполное выявление недостач или излишков
- Внешние склады компании, которые не учитываются
- Товары другого владельца, которые случайно учитываются — должны быть отделены!
- Заполнение форм для подсчёта — необходимо писать ручкой, исправления — зачеркиванием или с помощью корректирующих средств/сканеров
- Знание товаров считывающими устройствами
- Двойной учёт запасов
- Весовые измерения и подсчёт запасов должны быть надёжными
- Для открытых упаковок необходимо обеспечить достоверность подсчёта
- Запасы должны храниться правильно, охраняться и их сохранность обеспечена
- Товары с пониженной торговой ценой маркируются для последующего оформления скидки или списания
- Работу инвентаризаторов необходимо контролировать и руководить ими
- Расчётный акт должен оформляться в виде положительного подтверждения с запросом подтверждения стороны о согласии или несогласии с содержащейся информацией и при необходимости — предоставлением запрашиваемой дополнительной информации
- Необходимо помнить о проведении инвентаризации во время отпусков